دبیرخانه یکی از مهمترین و کاربردیترین واحدهای سازمان است که وظایف مرتبط با گردش مکاتبات و ارتباطات سازمان را بر عهده دارد. وظایف این واحد عموما در ارتباط با ثبت، ارسال و دریافت نامهها را بر اساس روشهای معین و تدوینشده است.
وظایف
- واحد دبیرخانه تمامی نامهها، دستورالعملها و بخشنامههایی را که ارسال یا دریافت میشود، از نظر وجود امضاء، صحت تعداد پیوستها (در صورت وجود پیوست یا ضمیمه) و … مورد بررسی قرار میدهد. همچنین، واحد دبیرخانه ارتباط اسناد را با سازمان دریافت کننده آن میسنجد و تنها در صورت وجود ارتباط، برای ارسال آنها اقدام کند.
- هر نامه، دستورالعمل و بخشنامهای (اعم از وارده و صادره) که وارد دبیرخانه میشود باید با روشی استاندارد در دفتر اندیکاتور ثبت شود.
- ثبت نامهها، دستورالعملها و بخشنامهها (اعم از وارده و صادره) در نمایهی دبیرخانه.
- جداسازی و توزیع نامهها، دستورالعملها و بخشنامهها بر اساس ضوابط و گیرندگان آنها، به این صورت که واحد دبیرخانه پس از بررسی و ثبت اسناد، آنها را به فرد یا واحد مسئول ارسال(ارجاع) میکند.
- پیگیری سوابق نامهها، پروندهها و مستنداتی که توسط واحدها درخواست میشود و ارسال برای آنها پس از کنترل سطوح دسترسی.
- ثبت دریافت نامهها، مدارک و مستندات به گیرنده و ارائه رسید آن به فرستنده.
- دستهبندی و نگهداری تمامی نامهها، مستندات، پروندهها و سوابق مطابق اصول بایگانی و مقررات سازمان، از وظایف دیگر واحد دبیرخانه است.
- تشکیل پروندههای اداری، نگهداری آنها، تقسیم آنها به انواع جاری و راکد، ارائه آن به واحدهای درخواستکننده و حذف سوابق پس از پایان زمان تعیین شده برای نگهداری آنها.
- نظارت بر کارکنان دفتری و بایگانی و کنترل عملکرد آنها.
- برنامهریزی و اجرای سیستم ثبت، شمارهگذاری و بایگانی کلیه مستندات و مکاتبات سازمان
- حفظ محرمانگی مستندات و مدارک طبقهبندی شده سازمان و نظارت بر آنها
- استانداردسازی و یکپارچهسازی فرآیند بایگانی و امور دبیرخانه در واحدهای مختلف سازمان
- ارائه گزارش از مکاتبات سازمان و وضعیت آنها در واحدهای مختلف
- ارسال کلیه مکاتبات اداری سازمان، اعم از نامههای پستی یا فکس برای سازمانهای خارجی یا واحدهای داخل
علاوه بر موارد فوق، وظایف زیر نیز توسط دبیرخانه انجام میشود:
- تایپ نامههای اداری، تبدیل آنها به نسخه کامپیوتری و مقایسه آنها با پیشنویس
- توزیع اطلاعیهها و بخشنامههای سازمان میان واحدهای مختلف و کارکنان
- مدیریت تایپیستها و تقسیم کار میان آنان
- ساختن پیشنویسها و فرمهای اداری
- مدیریت و انجام چاپ و تکثیر اسناد، مدارک، مکاتبات و گزارشهای سازمان
گزارشها
- دبیرخانه به صورت دورهای گزارش مکاتبات باز و در حال پیگیری را به شورا ارائه مینماید.
مقررات
- حفظ امنیت مکاتبات طبقه بندی شده مطابق دستورالعملهای دایره امنیت اطلاعات
- اطمینان از برقراری ارتباط در تبادل مکاتبات
- همکاری با تمام واحدها
- معدوم سازی اسنادی که دورهی نگهداری آنها به سر آمده
- نگهداری سوابق دسترسی به اسناد آرشیوی