هماهنگی و یکپارچگی فرآیندهای سازمانی و گردش اطلاعات مستلزم طراحی سیستمهای اداری و سازمانی صحیح میباشد. این اداره به صورت مداوم فرآیندها را مطالعه و بهینه سازی نموده و در مواردی که سیستم طراحی شده نیاز به توسعهی نرم افزاری داشته باشد با همکاری تیم فناوری اطلاعات سیستم طراحی شده را به صورت نرمافزاری پیاده سازی خواهد نمود.
دستور کار این اداره شناسایی فرآیندها، توسعهی سیستمهای سازمانی بر اساس نیازها، دستور کارها، مقررات درون سازمانی و اطمینان از یکپارچگی سیستمها است.
وظایف
- شناسایی فرایندهای درون سازمانی
- توسعهی روشهای کارآمد و بهینه در گردش کار فرایندها
- اطمینان از توسعه پذیری و سازگاری فرایندها در کل سیستم
- تطبیق فرایندهای پر کاربرد با سیستمهای الکترونیکی و برخط
- همکاری با تیم توسعه نرم افزاری (فناوری اطلاعات) در جهت پیاده سازی صحیح فرایندها
- کنترل و نظارت بر عملکرد صحیح فرایندهای توسعه داده شدهی نرمافزاری
- همکاری با همهی گروههای درون سازمانی در توسعه فرایندها و اطمینان از سازگاری و تجمیع پذیری فرایندهای طراحی شده
- بهینه سازی فرایندهای موجود
- مستندسازی فرایندهای درون سازمانی
- بررسی آیین نامه های داخلی و اطمینان از تطبیق آنها با فرایندهای سازمانی و ارائه پیشنهادات اصلاحی
گزارشها
- گزارش جامع طراحی سیستمها و تغییرات پیشنهادی به هسته مرکزی
- گزارش وضعیت پیشرفت پروژههای طراحی سیستم
مقررات
- اداره امور طراحی سیستمها و فرآیندها باید به صورت مستقل تمام فرایندهای درون سازمانی را مطالعه، مستندسازی و بهینه سازی نماید.
- کلیهی ادارات و بخشهای سازمانی ملزم به اخذ نظر اداره طراحی سیستمها در هنگام اعمال تغییر در فرایندهای درون سازمانی خود هستند.
- تغییرات در هر فرایندی باید با در نظر گرفتن دادههای ذخیره شده در سیستم صورت پذیرد و نباید باعث از دست رفتن یا بلا استفاده شدن دادههای موجود گردد.
- گزارش تغییرات در فرآیندها باید به صورت مقایسهای باشد به نحوی که در گزارش وضعیت قبل با وضعیت جدید مقایسه شده و جزئیات تغییرات در گزارش قید شود. پیوستگی گزارش تغییرات در فرآیندها باید به نحوی باشد که بتوان توالی تغییرات یک فرآیند را در طول زمان بررسی نمود.