این بخش از شورا، مسئولیت ارتباطات مردمی، هماهنگی برگزاری تمامی مراسم، اطلاع رسانی عمومی مواضع شورا و بیانیهها، شرکت در جلسات پرسش و پاسخ در رسانهها را عهده دار خواهد بود.
این واحد تنظیم مداوم روابط بین شورا و ارکان آن با عموم مردم را بر عهده داشته و در معرفی شورا به مردم از یک طرف و انتقال خواستههای مردمی به شورا فعالیت می نماید.
وظایف
- معرفی و شناساندن شورا و اهداف آن به جامعه
- پاسخگوئی شفاف به رسانهها و دیگر سازمانها
- رفع سوء تفاهمات و ابهامات پیش آمده در موضوعات مختلف
- ارایهی پیشنهادات به شورا بر اساس پیشنهادات و انتقادات دریافت شده
- مطالعه و بررسی میزان اثربخشی شورا در فضای جامعه
- تدوین برنامههای اطلاع رسانی برای آمادهسازی افکار عمومی در جهت مشارکت حداکثری در برنامههای شورا
- برنامه ریزی و انجام کلیه هماهنگیها برای مراسم، دیدارهای رسمی و کنفرانسهای خبری
- تهیه متن پاسخها با مشورت شورا در خصوص کلیه پرسشهای محتمل در کنفرانسهای خبری
- اطلاع رسانی مستمر در خصوص اخبار، وقایع و تغییرات درون شورا
گزارشها
علاوه بر گزارشهای دورهای که فهرست آنها در ادامه آمده است، ممکن است بر حسب نیاز و بر اساس پروژههای در دست اقدام، مسئولیت تهیه گزارشهای تکمیلی بر عهدهی ایشان قرار داده شود. این گزارشها در محدودهی حوزهی وظایف روابط عمومی خواهد بود.
ارائه گزارشهای مستمر شامل:
- گزارش هفتگی از پیشنهادات و انتقادات مردمی که از کانالهای مختلف دریافت شدهاند. به صورت دسته بندی شده.
- گزارش هفتگی از فضای رسانهای در رسانههای اصلی و همچنین فضای مجازی.
- گزارش ماهیانه میزان اثربخشی فعالیتهای شورا در جامعه
ارائه گزارشها غیر مستمر شامل:
- تدوین و ارائه گزارش برنامهها، تجمعات و کنفرانسهای خبری به همراه دستاوردهای نهایی و ارتباطات برقرار شده و خلاصه جلسات و پیگیریهای مورد نیاز
- گزارش افکار سنجی برای فعالیتهای مقطعی شورا
مقررات
- تیم روابط عمومی باید تخصص و تسلط لازم برای ارتباط موثر با سطوح مختلف جامعه را داشته باشند.
- هماهنگی جلسات روابط عمومی با خارج از مجموعه باید با هماهنگی هسته مرکزی باشد.
- اطلاعات تماس کلیهی افراد و سازمانهایی که روابط عمومی با آنها شروع به مذاکره مینماید باید در شورا ثبت شده و نشر این اطلاعات یا قرار دادن آن در اختیار شخص ثالث ممنوع میباشد.
- هر نشست باید شامل دستور جلسه بوده، شرکت کنندگان آن معین و صورت جلسهی آن به صورت مکتوب تهیه و به شورا ارائه گردد.
- افراد تیم روابط عمومی باید به آداب گفتار، نوشتار و رفتار دیپلماتیک آشنا بوده و در روابط خود آن را به کار گیرند.
- تیم روابط عمومی نمیتوانند در هیچ سازمان یا گروه دیگری فعالیت نمایند.
- افراد در واحد روابط عمومی با در نظر گرفتن ارزشهای شورا مسئولیت دارند از انجام هر عملی که اعتبار شورا را خدشه دار کند خودداری نمایند.
- ارتباطات شورا در کلام و نوشتار عاری از لغات سخیف و نامانوس است. کلیه افراد در شورا ملزم به رعایت متانت در کلام و رفتار میباشند.
- افراد در تیم شورا اجازه خروج از چارچوب وظایف خود را نداشته و ورود به مباحث شخصی و مکالمات غیر کاری در طول ماموریت را نخواهند داشت.
- برقراری ارتباطات خارج از حوزهی کاری با افرادی که به واسطهی تعامل کاری با اعضای شورا در تماس قرار میگیرند ممنوع است.